全球疫情不斷升溫，許多企業與組織開始思考改變工作模式，以遠距或線上方式進行團體溝通的需求日益上升，雖然遠距工作還不能完全取代現場辦公，但隨著協作工具與技術的進步，不但讓辦公室更加智慧化，甚至足不出戶也能完成大部分的工作需求。

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微軟推出數位辦公軟體Microsoft Teams剛滿三年，這波疫情使得Microsoft Teams使用率在近期飛速成長。根據微軟在2020/3/20的統計數據，全球每天使用Microsoft Teams 的人數更已突破4,400萬人，過去七天之內使用人數更增長1,200萬人，而因為使用量在一週內大幅成長，在過去七天中，共產生超過9億分鐘的通話與會議。

遠距辦公與教學模式正在興起 

在美國財經雜誌《財星》發布的100 大企業（Fortune 100） 中，有高達93家公司已導入Microsoft Teams，全球員工數超過10萬的超大型企業中，有20家正在使用微軟的平台；台灣已有遠傳電信、光寶科技、緯創資通等多家企業採用Microsoft Teams作為遠距溝通工具，另外像是台南市教育局、淡江大學、逢甲大學、建國高級中學等教育單位也利用Microsoft Teams落實遠距辦公或是遠距教學。

微軟整合Logitech、Crestron、Polycom、Lenovo、HP、Yealink等各大廠商，支援Microsoft Teams的系統、音訊、視訊等會議室裝置，使用者只要輕觸一下按鈕，即可從群組聊天移至視訊會議，無論是10人小型會議或是高達10,000 人的團隊會議、無論員工身處多少不同地點，都可以集中在一個位置進行會議，並在Microsoft Teams 中即時存取、共用和編輯Word文件、PowerPoint和Excel 檔案。

因為遠端的關係，無法看到員工所有的工作內容和情況，遠距工作的員工需要更積極主動的進行工作彙報。借助視訊會議提升參與感和溝通效率，打開鏡頭讓每個人能看見彼此，是遠端協作中提升凝聚力和參與度的好方法。例如在微軟Microsoft Teams協作平台上，可以即時和老闆展開一對一的聊天和會議，同時也會把工作總結等內容，通過電子筆記本OneNote放在同一個聊天室當中，以便在需要的時候可以在同一個聊天介面下快速地找到所有內容。

會議記錄更智慧

在多人進行的視訊會議當中，也能透過協作工具來管理會議進程和會議記錄，除了即時共享大量的資訊與檔案分享，會議後也需要使用便捷的工具把工作計畫分配給每個人，並自動提醒工作進度。不過， 若團隊共用的文檔可以編輯成無數個版本，既缺乏效率又無法同步，文檔管理是必要的。遠距辦公的另一個隱憂是資安問題，不能讓重要敏感的企業資料曝露在網路風險中。在安全的基礎之上，將文檔上傳到團隊統一管理的雲端平台，展開協同編輯是一種高效的辦公方式，利用Microsoft Teams裡面的「組隊」功能，可以完成管理團隊的聊天、檔案協同、檔案歸檔、資料展示等需求，隨時隨地共同作業。

此外，會議紀錄是商務活動中非常重要的一環，透過紀錄會議的音檔、影片來錄製會議內容，並保存在雲端中，讓所有與會人員能夠安全共享。Microsoft Teams可以錄製會議和群組通話，只要一個人開始錄製會議，則該錄製內容將存儲在雲中並可供所有參與者使用。在開始錄製前，系統會通知所有與會者，會議通知也會發佈到聊天記錄中。錄音處理完成後，會保存到Microsoft Stream，並在會議聊天中提供錄音的連結，只要是參加會議的任何人，都能在7天內打開此連結並下載錄音。

圖一、Microsoft Teams提供會議中的紀錄功能

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推出更多改善線上會議的新功能

Microsoft Teams推出至今已三週年，為了因應疫情所帶來的更多需求，微軟近日宣布Microsoft Teams更推出多項最新功能，讓生產力協作平台最佳化：

會議中的即時降噪與「舉手功能」：即時降噪可將令人分心的環境雜音減到最低，讓使用者聽清楚與會者討論的內容。在大型會議中，遠端連線的參與者有時很難切入發言。藉由最新的「舉手」功能，任何一位與會者都可送出想要發言的視覺訊息。

圖二、「舉手」功能讓與會者隨時可在會議中送出想要發言的視覺訊息。

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線上預約 (Bookings) 應用：因此次疫情產生更多數位輔助工具需求，微軟希望將Microsoft Teams導入於過去較少接觸的第一線醫護人員，幫助使用者便於安排、預約及管理醫療會診、客戶會議或求職面試等B2C 虛擬會談。

圖三、Microsoft Teams新增線上預約功能。

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整合RealWear HMT-1 頭戴式裝置：微軟宣布與頭戴式可穿戴設備製造商RealWear的合作夥伴關係，RealWear HMT-1設備可在製造業、公用事業、風力發電和石油天然氣等工業環境提供服務，為第一線的工作人員建構安全性的工作現場體驗，Microsoft Teams與RealWear HMT-1 頭戴式裝置整合功能後，第一線作業人員可直接在場域中輕鬆存取資訊，並與遠端專家保持通訊。

圖四、利用RealWear與Microsoft Team，使現場工作人員可以與遠距專家進行視頻通話，
並即時顯示他們看到和聽到的內容，加快解決問題。

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其他功能：像是彈出獨立聊天視窗功能，協助使用者簡化工作流程，並能自由切換進行中的對話；在沒有網路連線的情況下，使用者仍可讀取聊天訊息與輸入回覆，無論身在何處都不耽誤工作。

圖五、新增協助使用者簡化工作流程的「彈出獨立聊天視窗」功能。

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台廠布局遠距辦公產品

其實不僅微軟，台灣有許多廠商也看好遠距辦公商機，紛紛投入相關產品布局。宏達電已在公司內部導入自家虛擬實境（VR）VIVE Sync遠端視訊會議平台，並在VIVEPORT VR應用商店正式上架VIVE Sync預覽版，目前已提供虛擬會議室創建、同步OneDrive功能、大螢幕投放展示資料、3D書寫繪圖、相機截取會議記錄並進行回傳等功能，今年第二季起將陸續開放影音內容播放、PPT展示、3D模型載入、利用語音轉文字製作個人筆記等功能。宏碁先前則是曝光旗下Acer aiSage的多方視訊會議方案，是和Zoom合作研發，目前仍在測試階段，預計將在今年第二季推出，相信未來會看到更多廠商開發遠距視訊辦公的解決方案。

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