歐洲專利局的專利相關程序中,雖然是以書面審查為主,但是在符合特定要件時,也可以進行書面審查以外的溝通程序,讓某些難以用書面文件表達清楚之複雜問題,可以藉由口頭討論而得以釐清,進而提升相關審理之效率。前述所謂書面審查以外的溝通程序主要包括EPO審查指南(Examination Guidelines)Part C-VII(Guidelines for Examination in the EPO Part C - Chapter VII)中之個人諮詢(personal consultation)與口頭審理(oral proceedings),以下就此二部分進行說明。
此外,由於前述關於諮詢之規定僅載於審查指南而未見於歐洲專利公約(EPC, European Patent Convention)或其細則(Rule)之相關條文中,法制上歸類為非正式(informal)程序,故載於會議記錄中之陳述內容通常不具有法律上之拘束力(binding),申請人在諮詢程序後仍須以書面方式提出意見(observation)或修正送至EPO,以符合在指定期限內做出回覆之規定。
二、口頭審理程序
有別於個人諮詢之僅涉及一造的非正式溝通程序,口頭審理為於歐洲專利公約、細則及審查基準(Guidelines for Examination in the EPO Part E - Chapter III)中均有相關條文規定之正式程序。
依據EPC Art.116之規定:(i)當EPO認為有助於審理或與程序有關之當事人的任何一造(any party to the proceedings)提出要求時,應舉行口頭審理。不過,EPO得拒絕於同一部門(包括受理部門(Receiving Section)、審查小組、異議部門、法務部門(Legal Division)、上訴委員會(Boards of Appeal)、擴大上訴委員會(Enlarged Board of Appeal)等)再行(further)提出之相關當事人(parties)與爭議主題(subject)皆相同的口頭審理之請求。(ii)當申請人提出要求之部門為受理部門時,受理部門僅在認為對案件之審理有益或傾向於不受理(intends to refuse)該歐洲專利申請案時,才會同意進行口頭審理程序。(iii)於受理部門、審查小組、法務部門所舉行之口頭審理是不公開的。(iv)於上訴委員會、擴大上訴委員會所舉行之口頭審理(包含該審理結果之送達)於專利申請案公開後應該予以公開,於異議部門舉行之口頭審理亦然,除非舉行口頭審理之相關部門(competent department)認為前述之公開將(尤其是對審理程序之相關當事人)造成嚴重不公的狀況。