作者簡介：
林士強
現任：北美智權 教育訓練處
資深研發創新顧問
經歷：
法商台灣康旭 研發工程處 專案經理：
中科院飛彈製造中心 專案工程師
聖荷西州立大學機械研究所碩士專長：
機械、供應鏈管理、專案管理 |
3W 其實原則簡單，在紙上寫下三個字 What，When，Who 之後，再從容的填進內容，看看身處何處後，會是個謀求解決之道的好方法。 3W原則人人都應該了解，也絕對可以做到，其間的落差需要靠練習加以補足，特別是在公務上，若是與凡事依3W原則行事的人共事，相信會比較輕鬆愉快。 |
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在炎熱的夏日午後，部門經理Mike召開部門例行會議，並交待成員Sterling擔任本次會議的紀錄，因為該次例會的討論議題共十個之多，足足花了三個小時才完成這冗長的會議，大夥身心俱疲，而負責紀錄的Sterling更是足足花了三天功夫，才交出一份厚達二十頁的紀錄報告，其中鉅細靡遺的紀錄整個會議進行的過程，文筆流暢，十分精彩。這情節乍聽起來頗有道理，但是仔細想一想，總覺得哪裡不對勁，是不是？
一份會議紀錄需要弄得像一部短篇小說嗎？咱們常常羨慕功力高的作家，可以拿著一張風景照片，就能編撰出一部小說，騙騙稿費兼賺人熱淚，若有幸上了圖書排行榜，那更是功成名就，可以光宗耀祖了！各位，寫言情小說可以這樣做，但在企業中作會議紀錄可不能如此。
在企業中作任何的報告、紀錄或指示，務必要「清楚、精簡」，而且應該是再精簡，還要更精簡，要把一份二十頁的短篇小說，濃縮成半頁，人人都能輕易了解其內容，並且沒有誤解，才能顯示閣下的功力。
為了達到這樣的目的，在此介紹給各為一個簡單的原則“3W”(What, When, Who)。 3W 原則是從5W1H分析法而來，被視為一篇新聞報導應該讓讀者知道的訊息，即：
- 何事（What）
- 何人（Who）
- 何時（When）
- 何地（Where）
- 為何（Why）
- 如何（How）
由這六個疑問詞所組成的問句，都不是是非題，而需要實在的答案，一個完整的新聞報導就需要提供這些答案，除此之外，其他的都不必寫。此法除了用來分析文章，也被用來教導作文的寫作、提升閱讀能力和問題的分析。有時「如何」不計在內，變成「五何法」。
六何的概念最早由拉雅德·吉普林於1902年提出，他在《跟鱷魚拔河的小象》 （The Elephant's Child）中寫下如下的詩句：
I keep six honest serving-men:
我養了六名忠實的僕人：
(They taught me all I knew);
（我所知道都是他們教的）
Their names are What and Why and When
他們名叫何事與為何與何時
And How and Where and Who
與如何與何地與何人
根據筆者的經驗，在企業中，通常只要靈活運用前三項 ( What，Who，When )的這3W，便足夠在處理日常業務及專案報告時游刃有餘。這是因為在企業中，”Where”往往會包含在What中，又於大多數時候，是不需要問”Why”（對於老闆的要求，你應該問為什麼嗎？）及”How”（若你一直問老闆你該怎麼做好一件事，請問老闆花錢請你來幹什麼？）的，例如對於品質的要求是沒有”Why”的，而如何(How)作到品質的要求，又已成為專案的要求，又可以放入”Where”的項目中了。而且，少記兩樣東西不是更好嗎？ 但是，偶爾視情況佐以後面的兩或三項作為輔助，便更可以讓閣下所向無敵了！
舉例說明，Sterling這二十頁的會議紀錄大作，如果他在會議時，便記下每一個議題當作”What”，那麼這個”What”其實就是 S.M.A.R.T.目標設定的S.M.A.R.部分。如果各位已經養成了”S.M.A.R.T”的好習慣，這時就可以把任何欠缺的部分，例如Mike所指示要寫的報告主題太籠統，而且隔天就要交件，連找資料的時間都沒有的困難，必須在會議中討論清楚，直到符合SMART目標設定。Sterling的記錄，只需要把結果依「3W」的原則寫出 (什麼事情，誰負責，何時完成 )，才有機會把記錄濃縮成半頁清楚易懂的條文。至於那些拍桌子大罵或者一把鼻涕一把眼淚的精彩情節，就讓他成為口述歷史，在公司內部傳誦好了。類似以下的會議記錄，其實在該次會議後半小時內，Sterling就應該可以完成了。
| What |
Who |
When |
1. 客戶專利委案種類分析報告包含最近三個月的專利至多三頁，附申請號碼 |
所有專利工程師 |
20日下班前交卷 |
| 2. 專利分析報告搜集 |
Mary |
20日下班前 |
| 3. 專利分析報告彚總成10頁內的報告 |
John |
21日1300前交給Mike |
| 4. ...... |
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各位習慣了，就會發現，省時省力，效率提升。
閣下運用3W原則在企業中處理日常雜務或是專案管理，均有其好處。當閣下埋身於一團日常庶務或是專案遇上瓶頸不知如何是好的時候，請先靜下心來，問自己這三個問題：
- What – 到底是怎麼了？ 該要朝什麼目標前進？ S.M.A.R.T.目標設定？
- Who – 誰該負責執行？
- When – 我有多少時間？ 什麼時候可完成？
如果你有答案，趕快寫下來，當老闆向閣下要報告時，你就正好有一分簡明扼要的報告，幫助他瞭解現況。如果沒有答案，你剛剛正好寫下了你所有的問題，可以向同僚或老闆求助。在專案管理中，這就是團隊合作(Team Work) 的體現，在團隊合作之前，讓你的同僚或老闆了解問題所在是非常重要的。問題問錯，答案就錯，正所謂 「垃圾進，垃圾出 (Garbage in，garbage out )」是也。
與筆者前一篇文章「S.M.A.R.T.目標設定」比較，3W原則更像一張檢查表，在一片混沌中，幫助每一個人，把事情理出頭緒。方法僅是將想要整理的事情，依序填入表中，檢查表未填滿的部分，找適當的東西填入。反之，檢查表一旦填完，就不用慌亂，趕快報告、執行或者求助。
3W 其實原則簡單，只不過在實際工作或生活中，沒多少人能養成習慣，也不覺得靜下心來，在紙上寫下三個字 What，When，Who 之後，再從容的填進內容，看看身處何處後，會是個謀求解決之道的好方法。
3W原則人人都應該了解，也絕對可以做到，其間的落差需要靠練習加以補足，特別是在公務上，若是與凡事依3W原則行事的人共事，相信會比較輕鬆愉快。反之，凡事模模糊糊、打迷糊仗的行事風格，不管是無意還是有心，都不可取，且會造成大家相處共事上的困擾。
筆者建議，從現在起，請你將3W原則帶入公務處理中，如果是主管，至少要求所屬將3W原則應用於會議記錄中，筆者相信，這原則必定在往後職場中，或公司運作上予你莫大的幫助。
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