Dear James,

After your inspiration, I want to write a article of "how to write a e-mail" for "Entry level" with process control capability people.
Do U have a "excellent" e-mail example that can give me to show it as a "good " example.
This example should be not too long
B. Rgds. Sterling Lin

這是一封在外商公司服務了17年的RD主管的E-mail，仔細一看，總覺得怪怪的，原來其中有不少錯誤，筆者試將其更正如下：

Dear James,

After your inspiration→(X)  
Under the inspiration of you→(O)
I want to write a article of→(X) 
I want to write an article regarding→(O)
"how to write a e-mail"→(X) 
"How to write e-mail "→(O)
for "Entry level" with process control capability people→(X)
for "Entry level" with process control ability people→(O)
Do U have a "excellent"…→(X) 
Do you have an “excellent”…→(O)
This example should be not too long

B. Rgds. Sterling Lin

雖然這些錯誤，實在叫這個主管汗顏，但是他所要表達意思的原汁原味，人人了解。只是在茶餘飯後被比較苛刻的人取笑其撰寫的E-mail文法錯誤百出，但是並不會誤事，因為看到該email的老外，都能完全明白他的意思，並不會誤解。

在職場中，如何判斷一個人英文的好壞？多益900分，大學甄試英文15級分？全民英檢高級通過？沒錯，能取得這種成績的人，英文其實都不錯，如果不是進入一流的大學，想必也是個ABC。通常他們都能用英文聽、說、讀、寫無礙，溝通流利。 這種優秀的人才，換成高中入學的PR值來類比，沒有PR98，也起碼也PR95。是不少父母於補習班、學校、家裡，來回接送十數載後，最好的回報。

那麼，剩下的百分之94呢？多益400～500分，英文甄試8～10級分的芸芸眾生呢？他們可是未來產業界成員的大多數呢！筆者認為，在職場上，能「有效溝通」的英文程度，就是「好」的英文程度，特別是對非英文相關科系的RD人員更是如此。

台灣位處海島，地小人稠物不博，與外界貿易交流，才能生存。賴以維生的「代工業」，更得仰人鼻息，處處受制於人，不必肖想客戶會來配合代工廠商。這時候，代工廠商RD人員與客戶溝通的工具是英文，其普遍能力或意願或膽識不足的窘境，便搬上了台面，常見的解決辦法是，找一些英文相關科系畢業的「專人」，擔任中間的橋樑，也就是翻譯機。可惜英文專才只能成為人肉翻譯機，因為沒有產業專業知識，所以時常出錯，以致於工作沒有成就感。其實，最好的解決辦法，當然是雇用一些學有本科專長又具備語文能力的RD人才。這種人才按照前面比例計算，大概也就那位於前2%－5%的人才，大家都在搶，尤其如果貴公司的業務項目特殊，那可以選擇的標的，可就更物以稀為貴了。

E-mail，這個自電腦網路誕生大概就存在的玩意，將電報（Telex）送進博物館，幾乎報廢了傳真機，也間接把郵局轉型成金融業及物流業，更進化為即時通(Messager)形式，它現在已經是工商業非常重要的聯絡工具，早期E-mail只能傳遞文字，現在大概除了不能把你的實體產品傳來傳去之外，其餘好像都傳送無礙。如果公司裡的專業人員，讓我們再縮小範圍，就是那些RD人員，都能直接利用E-mail與客戶溝通，那該有多好。

環顧現今人才市場，同時擁有專業、經驗及英文溝通能力的人，有如鳳毛麟角，實在不多。即使有，公司這間廟的香火如果不夠鼎盛，也難取得或留得住此等人才。於是筆者這時想起TRIZ理論的思考方式→「退而求其次」，提升公司既有RD人員的英文能力，應該是個一個解決之道。這方法說起來輕鬆，其實緩不濟急。因此，筆者再運用TRIZ理論的思考方式→「跳離問題侷限來思考解決方案」，換個角度來看問題，轉個彎去找到解決方案。於是，筆者今天想藉此推銷給RD人員的並不是英語自學課程，而是「勇敢去寫菜英文E-mail」，打破各位的心理障礙，因為你一定行的！

為學好英文，應該背誦英文生字，學習英文文法，注重語調發音，多練習等等這些基本功當然是不二法門，而且更應該終生學習。這些不用老師叮嚀，也是人人了解。這幫RD弟兄如果自幼奉行上述學習法則不渝，現今大部分也不會遭遇如此窘境了。

按照統計學上的機率常態分佈，凡事數量最多的大約在中數附近，換算成多益成績，也許是450-550分左右，全民英檢，也許是中級低空飛過。這樣程度的RD人員使用英文，大部分欠缺自信心，以及突破自己心防的勇氣。但是這樣的RD人員，他們絕對並不欠缺的是英文寫作，甚至是口語的能力，只需要老闆將他們推上前線，賦予實戰的機會，逼著去使用，自然會熟練。一回生，二回熟，「戰鬥力」指數就能急速提升。所以「勇敢去寫菜英文 E-mail」的第一個建議，是挺身接受老闆賦予的「實戰機會」，而反過來說，老闆也要賦予其實戰演練的機會，不可再聘請專人負責翻譯。

（審註：各位想一想，你會期望在街上碰到外國人開口向你問路，他一開口就是一口漂亮又準確的京片子嗎？同樣的，你用英文向美國人問路，美國人會期望你一開口是一口牛津腔英文，外加使用莎士比亞級的文法嗎？不會吧。是不是大家比手畫腳，外加幾個重要片語或單字，雙方就能夠溝通了。所以，重點是敢於向外國人問路，然後只要用對了關鍵字彙，也就是那個目的地，就能問到路。ＯＫ？）

筆者另有四項建議，提供各位撰寫英文E-mail的參考，希望有事半功倍的效果。

（一）充分發揮＋抄襲　

充分發揮各位「所有的」英文寫作實力，將你的「爛文法」，以及可能為數不多的英文字彙，通通都用上。這句話的另一個意思是，不會的就別用，不太會的就少用。盡量用短句、現在式、肯定句。

例如：如果搞不清楚什麼是「現在／過去完成式」，那就用通通用「過去式」，如果使用「過去式」也有困難，那就統統用「現在式」解決啦！又例如：專有名詞不知道，「Google翻譯」也查不著最正確的，那就找幾個類似的，認得的字彙權充替代。好讓你的客戶，也就是接受訊息的對方，發揮「舉一反三」的智慧，「猜」出正確答案，順便也把正確答案告訴你，讓你「下次就會了」。

小弟的經驗是，你的英文E-mail，外國客戶絕對比你的台灣老闆還要看的懂，而你學英文的對象也應該是外國客戶。（意思是說別太高估了你老闆的英文實力，也不必跟他學習，他只不過比你早進公司而已。）

什麼是「下次就會了」？不如改成「下次用抄的就會了」比較貼切。客戶的E-mail其中有很多「專有名詞」，「慣用語法」等，等待各位資源回收，再次使用。善用電腦「Copy」及「Paste」的功能，將別人的好E-mail、好句子，換一個主詞，就可以變成自己的。

（二）簡短、明確與扼要（KISS +SMART+3W）

職場上隨時都要「報告」，不論是對上司，對同僚，對下屬。更別提對客戶的報告。清晰的報告，將對方想知道的事都交代清楚了，能減少了被持續騷擾的頻率。使用中文如此，使用英文時更益形重要。

筆者推薦下述的KISS， S.M.A.R.T及 3 W原則，幫助各位清楚有效「報告」事情。

• KISS – Keep It Simple and Short，英文E-mail 要保持簡單，簡短，以免自曝其短。保持簡單，簡短的方法，可參照筆者之前文章建議的「SMART」及「3W」。

「SMART」及「3W」，需要養成習慣。目的是幫助你釐清思緒，像是一把梳子，梳理秀髮，才能賞心悅目。

職場中，描述事情要S.M.A.R.T：

I plan to improve the capacity of product line #2.
The capacity increase from 10K/day to 12K/day by adding 1 pressing M/C to double the output from line #2.
It will be completed in 1 week.

以上的短文，文法，拼音有錯誤不打緊，可以用文書軟體的「拼音檢查」與「文法檢查」協助你「盡量」修正，但是有幾樣東西可不能遺漏，就是：(1) Production line #2 capacity，(2) 10K to 12K，(3) add 1 pressing M/C，(4) in 1 week。

完成任務依「3W」的原則寫出

What－   待辦事項
Who－　負責人
When－   時程

直接在E-mail中寫下這三個字，示範如下：

依序寫出完成任務的待辦事項、時程、負責人，其中幾乎沒有牽涉文法的使用。　至於各位能不能在工作上舉一反三，思慮周密，端看各人修行，其實與是否使用E-mail無關。

用這兩種方法「報告」事情，即使是「菜英文」，都可以大大減少字彙及文法的使用，各位只要試試就知道。

（三）少用形容詞/副詞/子句＋多用YES/NO

一個英文句子，至少有主詞、動詞與受詞。「菜英文」知道這些基本配備，其實就足夠了。形容詞及副詞，對「菜英文」來說，負擔太重，如果字彙不足，能省則省，少碰為妙。例如「子句」這些文法，略嫌複雜，除非「抄」到一句絕妙好句，搞不清楚的時候就最好少用。外國客戶要看的是你的時程、價錢、NG的原因等，對你的產品是不是Excellent，降價是不是incredible，時程是不是attractive，子句的主詞是否省略，文法是否正確，說實在的，並沒什麼興趣。客戶通常也不喜歡聽到「Roughly」，「Probably」，…這類看起來就覺得是敷衍的模糊字眼，各位的回答最好是「Yes」，或是「No, but… (when)」這類明確的答案。

筆者認為，只要能確認辭已達意，想要報告對方的寫清楚了，就大功告成了。而「Yes」，「No,but…( when)」這種客戶喜歡看到的回答，一定難不倒各位的。

（四）圖＋表

RD人員多喜歡用「圖」與「表」。圖是世界共通的語言，可以代表成千上萬的文字。不信！各位現在用中文描寫一下你眼前的電腦螢幕看看，我確定沒有多少人可以將它描述的很清楚。這時候用「圖」、「照片」，甚至「影片」幫忙，佐以少許必要的「箭頭」及「標示說明」提味，一道好菜上桌，也省去一大堆英文字彙與文法的負擔了。

RD人員應該多用「表」，一張表格可將產品、時程、NG原因、價格…等，整理的清清楚楚，沒有用到文法，字彙也少少，收到它的客戶讀起來也輕鬆。表格還可以順便CC（Carbon Copy，副本抄送）給老闆，好讓他對你刮目相看。

以上的情形是「代工廠」及「供應商」端的情況，如果各位身處「客戶」端呢（例如：外商公司的RD人員）？那以上提到的「菜英文」那一套就更重要了！職場上（特別是外商公司，大家都是受雇於人，而不是家族企業）千萬不要做一個「隱形人」，不要成為「隱形人」的方法之一，便是「回覆E-mail」表達意見，讓上司知道各位的意見，順便知道你的存在。

只要你願意寫，各位的「菜英文」程度很快可以得到充分的發揮，相信很快就成為老闆倚重的對象之一，這是一個良性循環，可以快速在職場上貢獻所學。但是提升英文程度了嗎？其實並不見得。

提升英文程度的基本功夫，例如背誦英文生字，學習英文文法，注重語調發音…等，仍然是根本之道，並沒有改變。

向各位報告，開頭那個叫人汗顏的主管正是筆者，筆者的主管容忍了我的「菜英文」十幾載。只有因為報告內容不夠完整，時程不夠精確快速，計畫尚有缺陷…等，才會糾正筆者，退回重來。從來就沒有一位台灣或外國主管因為筆者的「菜英文」而找過筆者麻煩。

職場中著重的是成果，是績效。至於過程中是不是使用「菜英文」，其實並無人在意。

作者： 林士強 現任： 北美智權 教育訓練處 資深研發創新顧問 經歷： 法商台灣康旭 研發工程處 專案經理 中科院飛彈製造中心 專案工程師 聖荷西州立大學機械研究所碩士 專長： 機械、供應鏈管理、專案管理

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