全球疫情不断升温，许多企业与组织开始思考改变工作模式，以远程或在线方式进行团体沟通的需求日益上升，虽然远程工作还不能完全取代现场办公，但随着协作工具与技术的进步，不但让办公室更加智能，甚至足不出户也能完成大部分的工作需求。

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微软推出团队群聊软件Microsoft Teams刚满三年，这波疫情使得Microsoft Teams使用率在近期飞速成长。根据微软在2020/3/20的统计数据，全球每天使用Microsoft Teams 的人数已突破4,400万人，过去七天之内使用人数更增长1,200万人，而因为使用量在一周内大幅成长，在过去七天中，共产生超过9亿分钟的通话与会议。

远程办公模式正在兴起

在美国财经杂志《财星》发布的100 大企业（Fortune 100） 中，有高达93家公司已导入Microsoft Teams，全球员工数超过10万的超大型企业中，有20家正在使用微软的平台远程远程。微软整合Logitech、Crestron、Polycom、Lenovo、HP、Yealink等各大厂商，支援Microsoft Teams的系统、音讯、视讯等会议室装置，使用者只要轻触一下按钮，即可从群组聊天移至视讯会议，无论是10人小型会议或是高达10,000 人的团队会议、无论员工身处多少不同地点，都可以集中在一个位置进行会议，并在Microsoft Teams 中即时存取、共用和编辑Word文件、PowerPoint和Excel档案。

因为远端的关系，无法看到员工所有的工作内容和情况，远程工作的员工需要更积极主动的进行工作汇报。借助视讯会议提升参与感和沟通效率，打开镜头让每个人能看见彼此，是远端协作中提升凝聚力和参与度的好方法。例如在微软Microsoft Teams协作平台上，可以即时和老板展开一对一的聊天和会议，同时也会把工作总结等内容，通过电子笔记本OneNote放在同一个聊天室当中，以便在需要的时候可以在同一个聊天介面下快速地找到所有内容。

会议记录更智能

在多人进行的视讯会议当中，也能透过协作工具来管理会议进程和会议记录，除了即时共享大量的资讯与档案分享，会议后也需要使用便捷的工具把工作计画分配给每个人，并自动提醒工作进度。不过， 若团队共用的文档可以编辑成无数个版本，既缺乏效率又无法同步，文档管理是必要的。远程办公的另一个隐忧是资安问题，不能让重要敏感的企业资料曝露在网路风险中。在安全的基础之上，将文档上传到团队统一管理的云端平台，展开协同编辑是一种高效的办公方式，利用Microsoft Teams里面的「组队」功能，可以完成管理团队的聊天、档案协同、档案归档、资料展示等需求，随时随地共同作业。

此外，会议纪录是商务活动中非常重要的一环，透过纪录会议的音频、影片来录制会议内容，并保存在云端中，让所有与会人员能够安全共享。Microsoft Teams可以录制会议和群组通话，只要一个人开始录制会议，则该录制内容将存储在云中并可供所有参与者使用。在开始录制前，系统会通知所有与会者，会议通知也会发布到聊天记录中。录音处理完成后，会保存到Microsoft Stream，并在会议聊天中提供录音的连结，只要是参加会议的任何人，都能在7天内打开此连结并下载录音。

图一、Microsoft Teams提供会议中的纪录功能

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推出更多改善在线会议的新功能

Microsoft Teams推出至今已三周年，为了因应疫情所带来的更多需求，微软近日宣布Microsoft Teams更推出多项最新功能，让生产力协作平台最佳化：

会议中的即时降噪与「举手功能」：即时降噪可将令人分心的环境杂音减到最低，让使用者听清楚与会者讨论的内容。在大型会议中，远端连线的参与者有时很难切入发言。藉由最新的「举手」功能，任何一位与会者都可送出想要发言的视觉信息。

图二、「举手」功能让与会者随时可在会议中送出想要发言的视觉信息。

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在线预约 (Bookings) 应用：因此次疫情产生更多数位辅助工具需求，微软希望将Microsoft Teams导入于过去较少接触的第一线医护人员，帮助使用者便于安排、预约及管理医疗会诊、客户会议或求职面试等B2C虚拟会谈。

图三、Microsoft Teams新增在线预约功能。

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整合RealWear HMT-1 头戴式装置：微软宣布与头戴式可穿戴设备制造商RealWear的合作伙伴关系，RealWear HMT-1设备可在制造业、公用事业、风力发电和石油天然气等工业环境提供服务，为第一线的工作人员建构安全性的工作现场体验，Microsoft Teams与RealWear HMT-1 头戴式装置整合功能后，第一线作业人员可直接在场域中轻松存取资讯，并与远端专家保持通讯。

图四、利用RealWear与Microsoft Team，使现场工作人员可以与远程专家进行视频通话，
并即时显示他们看到和听到的内容，加快解决问题。

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其他功能：像是弹出独立聊天窗口功能，协助使用者简化工作流程，并能自由切换进行中的对话；在没有网路连线的情况下，使用者仍可读取聊天信息与输入回复，无论身在何处都不耽误工作。

图五、新增协助使用者简化工作流程的「弹出独立聊天窗口」功能。

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