059期
2020 年 3 月 25 日
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远程办公兴起:在家也能成为智能办公室!
吴碧娥╱北美智权报 编辑部

全球疫情不断升温,许多企业与组织开始思考改变工作模式,以远程或在线方式进行团体沟通的需求日益上升,虽然远程工作还不能完全取代现场办公,但随着协作工具与技术的进步,不但让办公室更加智能,甚至足不出户也能完成大部分的工作需求。

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图片来源:Pixabay

微软推出团队群聊软件Microsoft Teams刚满三年,这波疫情使得Microsoft Teams使用率在近期飞速成长。根据微软在2020/3/20的统计数据,全球每天使用Microsoft Teams 的人数已突破4,400万人,过去七天之内使用人数更增长1,200万人,而因为使用量在一周内大幅成长,在过去七天中,共产生超过9亿分钟的通话与会议。

远程办公模式正在兴起

在美国财经杂志《财星》发布的100 大企业(Fortune 100) 中,有高达93家公司已导入Microsoft Teams,全球员工数超过10万的超大型企业中,有20家正在使用微软的平台远程远程。微软整合Logitech、Crestron、Polycom、Lenovo、HP、Yealink等各大厂商,支援Microsoft Teams的系统、音讯、视讯等会议室装置,使用者只要轻触一下按钮,即可从群组聊天移至视讯会议,无论是10人小型会议或是高达10,000 人的团队会议、无论员工身处多少不同地点,都可以集中在一个位置进行会议,并在Microsoft Teams 中即时存取、共用和编辑Word文件、PowerPoint和Excel档案。

因为远端的关系,无法看到员工所有的工作内容和情况,远程工作的员工需要更积极主动的进行工作汇报。借助视讯会议提升参与感和沟通效率,打开镜头让每个人能看见彼此,是远端协作中提升凝聚力和参与度的好方法。例如在微软Microsoft Teams协作平台上,可以即时和老板展开一对一的聊天和会议,同时也会把工作总结等内容,通过电子笔记本OneNote放在同一个聊天室当中,以便在需要的时候可以在同一个聊天介面下快速地找到所有内容。

会议记录更智能

在多人进行的视讯会议当中,也能透过协作工具来管理会议进程和会议记录,除了即时共享大量的资讯与档案分享,会议后也需要使用便捷的工具把工作计画分配给每个人,并自动提醒工作进度。不过, 若团队共用的文档可以编辑成无数个版本,既缺乏效率又无法同步,文档管理是必要的。远程办公的另一个隐忧是资安问题,不能让重要敏感的企业资料曝露在网路风险中。在安全的基础之上,将文档上传到团队统一管理的云端平台,展开协同编辑是一种高效的办公方式,利用Microsoft Teams里面的「组队」功能,可以完成管理团队的聊天、档案协同、档案归档、资料展示等需求,随时随地共同作业。

此外,会议纪录是商务活动中非常重要的一环,透过纪录会议的音频、影片来录制会议内容,并保存在云端中,让所有与会人员能够安全共享。Microsoft Teams可以录制会议和群组通话,只要一个人开始录制会议,则该录制内容将存储在云中并可供所有参与者使用。在开始录制前,系统会通知所有与会者,会议通知也会发布到聊天记录中。录音处理完成后,会保存到Microsoft Stream,并在会议聊天中提供录音的连结,只要是参加会议的任何人,都能在7天内打开此连结并下载录音。

图一、Microsoft Teams提供会议中的纪录功能

图片来源:微软

推出更多改善在线会议的新功能

Microsoft Teams推出至今已三周年,为了因应疫情所带来的更多需求,微软近日宣布Microsoft Teams更推出多项最新功能,让生产力协作平台最佳化:

会议中的即时降噪与「举手功能」:即时降噪可将令人分心的环境杂音减到最低,让使用者听清楚与会者讨论的内容。在大型会议中,远端连线的参与者有时很难切入发言。藉由最新的「举手」功能,任何一位与会者都可送出想要发言的视觉信息。

图二、「举手」功能让与会者随时可在会议中送出想要发言的视觉信息。
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图片来源:微软

在线预约 (Bookings) 应用:因此次疫情产生更多数位辅助工具需求,微软希望将Microsoft Teams导入于过去较少接触的第一线医护人员,帮助使用者便于安排、预约及管理医疗会诊、客户会议或求职面试等B2C虚拟会谈。

图三、Microsoft Teams新增在线预约功能。
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图片来源:微软

整合RealWear HMT-1 头戴式装置:微软宣布与头戴式可穿戴设备制造商RealWear的合作伙伴关系,RealWear HMT-1设备可在制造业、公用事业、风力发电和石油天然气等工业环境提供服务,为第一线的工作人员建构安全性的工作现场体验,Microsoft Teams与RealWear HMT-1 头戴式装置整合功能后,第一线作业人员可直接在场域中轻松存取资讯,并与远端专家保持通讯。

图四、利用RealWear与Microsoft Team,使现场工作人员可以与远程专家进行视频通话,
并即时显示他们看到和听到的内容,加快解决问题。

图片来源:微软

其他功能:像是弹出独立聊天窗口功能,协助使用者简化工作流程,并能自由切换进行中的对话;在没有网路连线的情况下,使用者仍可读取聊天信息与输入回复,无论身在何处都不耽误工作。

图五、新增协助使用者简化工作流程的「弹出独立聊天窗口」功能。
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图片来源:微软

 

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作者: 吴碧娥
现任: 北美智权报资深编辑
学历: (台湾)政治大学新闻研究所
经历: 骅讯电子总经理室特助
经济日报财经组记者
东森购物总经理室经营企划

 


 





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