簡報 （Presentation ）在當今社會人與人的溝通中，有著無比重要的地位，好的簡報，能夠吸引觀眾的注意力，取悅觀眾。目的是傳達你的訊息，並在觀眾的腦海裡，對你的訊息，留下好的印象。反之，不好的簡報，騷擾觀眾，在觀眾的腦海裡，留下「這個很爛」的印象。同樣一件產品，以一篇「好」簡報向客戶推廣或者以一分「壞」簡報向客戶推廣，其間的差別很大，不得不注意。

當今的教育制度，仍然著重「單向」知識傳播，學生鮮少有發表自己意見的機會。更別提「面對觀眾」了。「一樣米養百樣人」，不少人天生就不是一個好的「訊息傳播者」，如果期望他面對黑壓壓一片，虎視眈眈的觀眾，氣定神閒，娓娓道來，的確「何其困難」。

但是，筆者認為只要做好底下這兩件事，這種情況是可以改善的：
第一，把事情說清楚，筆者之前推薦的「SMART」原則，就是幫助各位清楚的描述一件事情。
第二，把訊息整理好，筆者曾建議各位的「3W」原則，便是一種簡單好用的方法。

「SMART」及「3W」，需要你願意使用，並且養成習慣。目的是幫助你釐清思緒，像是一把梳子，將秀髮梳理整齊，才賞心悅目，而不是蓬頭垢面，挑戰觀眾或是客戶的耐心。俗語說，「一回生，兩回熟」，多面對黑壓壓的觀眾幾次，各位的「自信心」指數，是可以慢慢提升的。

言至於此，我們尚未提到簡報的主角，「簡報」本身。筆者近日在網路看到一位簡報專家的簡報－「99個簡報法則」。心想「OMG! 99個法則！…這是要挑戰我的記憶力嗎？...這可能要上個大半天才行…」「這是簡報專家的簡報嗎？不及格！」，「我們公司的簡報課程，就別找他了…」

筆者認為，好的簡報，應該是讓「鮮少專業知識」的觀眾也能夠理解才是。
你的理念，「博士級」觀眾瞭解沒什麼了不起，但是能讓街坊鄰居、阿公阿嬤、小弟小妹，都能夠埋單，才算是真本事。

筆者認為，簡報的原則應該只有三個：

（一）主題

簡報的內容－專注於核心內容

例如：介紹「系統化創新原則」（TRIZ）的簡報，主題是「TRIZ」，那麼TRIZ創始人的生平事蹟帶過就可以了（圖一），不用長篇大論（圖二），因為那不是主題。

圖一，相片摘自pensamientoexperimental.blogspot	圖二

又例如：介紹QFD（Quality Function Deployment）課程的重點應該是如何運用QFD，至於QFD的詳細歷史沿革，沒有討論的必要（圖三）。

圖三

（二）觀眾

簡報一定要從觀眾的角度出發，而不是你的角度。簡報內容一定要能「取悅」觀眾，能誘發觀眾的「注意力」。因此，當你準備簡報之前，有些功課是必須而不可避免的，請準備紙筆，

1.寫下「觀眾是哪些人？」－>研究生？街坊鄰居？同業？…？
2.寫下「你想從觀眾得到什麼？」－>掌聲？業績？…？
3.寫下「最重要的」三類觀眾－>最好這三種觀眾有相似的認知。
4.寫下三類觀眾各有什麼特殊性－>好鬥？緘默？悶騷？好奇？…？

寫下1－4的目的是，了解觀眾「到底何許人也」，他們到底「看什麼」，「聽什麼」，「說什麼」，「做什麼」以及最重要是「在意什麼」。有個大概的輪廓之後，才決定各位的簡報主題應以怎麼樣的方式呈現。再想法子把「情感，Emotion」，「勝任，Competent」，「激發，Stimuli」 運用到各位的簡報之中。

例如，面對一群中年歐吉桑，可能就少跟他們介紹「韓流」那一套，但是與初中生討論流行趨勢時，就千萬不要把「木匠兄妹合唱團」掛在嘴上。面對一群男性中低階主管，簡報中放點葷笑話會拉攏雙方的距離，可以讓緘默的觀眾活絡起來，可是有女性主管穿插其中時，記得就只能開開自己的玩笑，比較安全。

簡報的內容可以適當穿插少許感人的小故事，或電影的片段，引起感同身受的情感。口袋中可以準備「出人意外」的橋段，無預期的激發觀眾的興趣。偶爾發問，讓觀眾繃緊一下神經，回過神來。更要暗藏恭維觀眾的片段，不時傳遞「你一定行」、「沒你怎麼辦」…的訊息，激發他的興趣，以及引起與你互動的念頭。

（三）化「繁/煩」為簡

1. 簡報的內容貴不在多，而在恰當。這非常重要。

各位總認為短短數十分鐘的簡報內容，觀眾一定可以吸收很多？回頭想想各位在學校上課打盹的經驗吧！根據筆者自己的體會，吸收個幾分之幾、或者記得幾個標題就謝天謝地了。觀眾願意將你的簡報帶回家再閱讀一次，其實你已經成功了。

所以將簡報再加入更多的內容不是本領，知道將什麼內容該從自己的簡報中移除，才是最困難的事情。這原則說起來簡單，包括筆者自己，面對那麼多精彩的主題，要克服將素材往簡報中塞的誘惑談何容易。只有靠不斷修練，才能達到所謂的「最終理想結果，Ideal Final Result」。

2. 「圖」優於「表」優於「敘述」。

盡可能用「圖說」，甚至用動畫，無法圖說的部分，盡可能用「表格」表示，無法用表格表示的內容，才考慮用「敘述」。「圖說」容易讓觀眾留下印象，而「敘述」的方式，是引人昏昏欲睡的元凶。

例如，向大一機械系的同學解釋塑膠射出成型的製程，筆者十分確定在下面三個圖例裡，圖六是最快能讓他們了解的方法。

圖四	圖五
圖六

即使你用「敘述」的方式，仍然不能隨心所欲，必須以「簡單」為最高指導原則，如下所示：
1.「○」－>無雜訊，專注主題
2.「一」－>一頁一個訊息
3.「二」－>一篇簡報最多兩個字形
4.「三」－>三層敘述已經太多了
5.「多」－>多留空白

芸芸眾生，大部分人原本就不是傑出的「訊息傳播者」，所以須要適當的方法及訓練才可以進步。

贏得觀眾的青睞，一直以來都是項艱鉅的挑戰，所以將你每次的簡報都當作是一次「演出」，而觀眾都是各位的貴客，無論任何一次簡報之前，都沒有閒餘的時間，必須把握時間反覆練習。要熟悉自己演出的內容，就像國際巨星開始演唱會時，一定熟悉表演的曲目一樣。

還有，要相信你所要傳遞的訊息，要正面思考，即便反應不如預期，也要視作是觀眾給各位的無聲建議。

最後，「練習」，「練習」，再「練習」，絕對是完成一次精彩簡報的不二法門，讓我們共勉之。

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