繼上期「快速取得專利申請號有什麼好處?」一文為讀者分析搶先對手一步拿到專利申請號有什麼好處，及詳細比較了紙本送件及電子送件的優劣後，這一期北美智權報將和讀者分享如何可以儘早取得美國核駁通知。
在美國專利正式送件申請後，接下來就是耐心等待官方核駁通知 (Office Action, OA)；由於目前許多專利大國的積案問題相當嚴重，因此從送件到第一次官方核駁通知 (First OA) 的時間也相對漫長。以美國專利為例，美國專利商標局 (USPTO) 官網的Dashboard於2012年12月的數據顯示，送件到申請人收到First OA的平均需要19.6個月，如下圖所示。
資料來源：USPTO官網Dashboard
一般美國代理人在接收美國專利局的核駁通知可選擇用郵寄方式或電子郵件(eOA – electronic office action)接收，用eOA接收核駁通知的後續處理方式又可分為人工處理或自動化處理兩種方式。圖1.是USPTO以電子郵件方式送出之核駁通知中的相關文件檔，這些文件檔並不會以電子檔的方式同時附在eOA中，這些文件檔需要專員到USPTO網站內自行下載。
圖片來源：北美智權
當負責處理美國核駁答辯的行政專員收到eOA後，就要去USPTO網站把所有的文件檔一一下載下來。根據北美智權的專員過去的處理經驗，一般文件檔的數量可以從最低32個到最高89個之多。當行政專員收到eOA後，時常會發現並非所有的文件檔都已經上傳到USPTO網站，因此就需要持續追蹤和管理尚未上傳的文件檔，直到所有文件檔都被下載完成為止。此外，USPTO常會把一份文件切割成好幾個文件檔，因此在下載完成所有的文件檔之後，專員還需要依據文件檔的內容來合併被分割的文件檔。這種複雜的文件檔下載及合併工作會大量增加文件下載及處理的困難度和準確性。北美智權自行開發的eOA自動作業系統就可以高效率的處理所有文件檔的下載以及合併工作，既可以減少人工作業時間又可以將人工作業的疏失降至最低。
表1是三種不同的美國核駁通知處理方式的比較表。從表1可見，傳統紙本的作業方式最耗時，單是郵寄到台灣的程序就需要至少1周，完全沒有時效性可言，紙本郵件的品質也最差。如果同為用電子郵件來接收美國核駁通知，使用自動作業系統支援或是用人工處理檔案下載與檔案合併工作的差別也很大。雖然表中列出以自動作業系統來支援處理一個案件比手工處理省下6～9分鐘，但兩者的效率和精準度卻有相當大的差異，當案件量大的時候兩者之間的效率和精準度的差異就更顯著。
表1. 收到USPTO核駁通知後不同處理方式之比較
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紙本收文
【以郵寄方式處理】 |
電子收文
（無自動化工具支援） |
電子收文
（有自動化工具支援）
＊北美目前處理方式 |
| 1 |
收到美國核駁通知的時效性 |
【一週】
(1).USPTO以航空郵寄紙本的方式將核駁通知寄送到台灣事務所（約需1週時間）。
(2)郵寄過程可能寄丟郵包而不知道。 |
【即時】
台灣事務所會即時收到USPTO以電子郵件發出的核駁通知(eOA)。
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【即時】
台灣事務所會即時收到USPTO以電子郵件發出的eOA。 |
| 2 |
收到核駁通知後的檔案處理工作 |
【差】
(1)紙本文件郵寄過程中，有時會發生紙張破損或髒污或缺頁等狀況，造成辨識上的問題，甚至還須要求USPTO重新提供完整資料，以致於壓縮OA處理時間。
(2)專員須先檢查所有紙本是否完整清晰，之後再逐本掃成電子檔，掃瞄過程中可能有掉頁或不同文件內容混淆的疏失。 |
【普】
(1)eOA內所列的文件檔有些可能尚未上載USPTO網站，專員需自行逐一下載eOA內列出且已上載的所有文件檔，以及人工控管及每日搜尋先前eOA尚未擷取到的文件檔。
(2) USPTO可能會將單一文件分割為數個文件檔，因此當eOA內列出的文件下載完成後，專員需以人工合併所有需要合併的文件，人工處理既費時費力又容易出錯。 |
【優】
(1)eOA內所列的文件檔有些可能尚未上載USPTO網站，自動作業系統會自動擷取本日eOA內所列出並已上載的所有文件檔，並且自動搜尋先前eOA尚未擷取到的文件檔。
(2) USPTO可能會將單一文件分割為數個文件檔，因此當eOA內列出的文件下載完成後，自動作業系統會自動合併所有需要合併的文件，因此可以大幅降低人工處理的時間並且消除手工處理可能發生的錯誤。 |
| 處理時間(min/案) |
10min |
7-10min |
1 min |
因此，如果你希望能夠儘早得知USPTO的核駁通知內容及引證文件資料，北美智權利用自行開發的eOA自動作業系統所提供的高效能服務會是你很好的選擇；如果再加上北美智權的美國專利代理人電詢服務（與審委進行電詢能有效降低專利申請成本及加速通過時程），減少書面溝通的答辯次數，就更能進一步縮短取得專利的時程。
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