一般來說，大部分人在申請專利時，都會對自己的案件狀態及時程進度相當關心，因為如果無法充分掌握案件進度，很容易會因為錯過官方意見審查通知 (OA) 或是繳費通知等重要資訊，而落得不予專利或是專利申請被撤案的下場。
為了讓申請人及一般民眾能更確實掌握案件申請狀況，美國專利商標局 (USPTO) 特建置了PAIR (Patent Application Information Retrieval) 專利申請案檢索系統，提供申請人或一般民眾隨時上線查詢案件狀態。PAIR系統分私人（Private PAIR）及公眾（Public PAIR）兩種，其中Public PAIR提供給一般民眾（非註冊的使用者）查詢案件內容，但只能查詢已公開案與核准領證案的資料；而Private PAIR則是USPTO提供給註冊使用者查詢USPTO內部資料庫使用的，使用者可看到目前申請案的狀態（包括尚未公開的資料），並且使用較為嚴格且安全的帳號密碼註冊及加密連線措施，Private PAIR的使用者有以下限制：
(1) 必須為註冊的專利代理人、獨立發明人、及一些少數被認可的人；
(2) 必須有客戶編號；
(3) 必須經過PKI認證碼。
相信大多數國內的美國專利事務所或是專利代理人都會使用Private PAIR來管理客戶的案件資料，為了有效管理數量龐大的美國專利案，北美智權自USPTO的PAIR專利申請案檢索系統上線時即開始採用；除此之外，公司的MIS團隊更自行研發出一套NAIP PAIR Tool，將USPTO PAIR系統中的功能與公司內部的案件流程管理系統作無縫的整合，徹底實施以自動化方式利用PAIR協助控管專利案件。
究竟以自動化方式利用PAIR協助控管專利案件和未以自動化方式處理在效益上有什麼不一樣呢？事實上，差異很大，不單是一般人印象中所想的節省時間那麼簡單。在了解以自動化方式利用PAIR協助控管專利案件有什麼好處之前，先概略說明北美智權目前的處理方式，大家就會比較容易理解。
美國專利商標局USPTO在收到申請案件之後，會對申請人發出「收到申請通知」，並將「收到申請記錄」及「發出通知記錄」登錄到官方PAIR系統、記錄日期及輔以類型化的處理說明。圖1 是USPTO Private PAIR登入後的查詢畫面，其中第3欄「Transaction History」記錄了案件在USPTO收到申請案件之後所有處理歷程。
圖1 USPTO Private PAIR查詢畫面
USPTO在處理案件時，會在不同階段寄發相關的通知給專利申請人（或代理人），例如補件通知、官方意見審查書（OA）、繳費通知…..等等。在USPTO寄出文件後，PAIR系統即會出現對應的案件描述（Description）來更新案件進度 (見圖2. Transaction History)。北美智權的NAIP PAIR Tool會定期以程式將公司內部案件資料與PAIR系統中的案件狀態作比對，看兩邊的案件狀態是否一致，並於比對完畢後自動更新公司內部資料庫中的案件狀態。
圖2 USPTO Private PAIR查詢畫面 － Transaction Description
北美智權的NAIP PAIR Tool目前一周固定2天會進行PAIR資料更新的動作，並分批下載案件更新狀態後，再將結果傳給負責人員。北美智權美國部專利行政人員表示，由於公司的美國案量相當龐大，因此必須定期判斷案件是否需要下載更新狀態，以免資源浪費；通常當程式自PAIR轉出資料，再轉入公司內部的案件流程管理系統時，便會進行判讀。
在了解北美智權運用自動化工具將PAIR資料更新的過程後，就可以想像如果這一項工作沒有自動化工具協助，而是用人工手動方式進行的話，在案件量很大的時候，需要耗費多少工時？表１.是以不同方式控管專利案件的效益比較表，最左方(一)是完全不以PAIR控管案件的狀況，在這種情況下，雖然工時不會增加，但由於只是被動的去接收官方發出的文件，所以如果一旦USPTO漏寄或是在寄送過程中出現狀況未能順利接收到文件，則無法在限定時間內作出相對的回應及後續動作；另一方面，在遞送文件時也無法確認USPTO是否已順利收件，假設文件遞送後中途出現狀況而USPTO並沒有順利收到文件，一旦過了收件期限甚至會有被撤案的危機。
至於表格中的（二）是以人工手動方式，定期上網逐案查詢案件更新狀態（例如是否已發出文件或是順利完成收件等等），這種逐案查詢的方式對獨立發明人來說是可行的，但對於案量龐大的事務所來說，不但會浪費很大的人力資源，而且精準度也不如自動化系統處理來得高。
最後表格中的 (三)是自動化方式運用PAIR來協助控管專利案件，也是目前北美智權採用的方式。由於一切都是藉由系統自動化處理，因此既省時又快捷，讓客戶可以在第一時間掌握案件進度，也因此有更充裕的時間去準備官方需要的資料，比競爭對手搶先一步取得專利。
| 表１. 不同方式控管專利案件的效益比較表 |
狀況
比較主題 |
（一）不以PAIR控管專利案件 |
（二）未自動化以PAIR協助控管專利案件 |
（三）自動化以PAIR協助控管專利
案件（※北美目前處理方式） |
| 掌握USPTO寄出通知成效 |
【無法及時掌握USPTO寄出通知】
不以PAIR控管專利案件，無法
查知官方發出文件的狀況，只
能被動進行收件處理，如果
USPTO遺漏發出通知，或因故
通知未寄達專利代理機構，則
專利代理機構無法預先得知狀
況，將可能造成專利管理上的
困擾。 |
【可以及時掌握USPTO寄出通知；但控管效率差】
USPTO寄出文件後，PAIR出現
對應的description，在未自動化
以PAIR載入案件更新狀態的情
況下，難以逐案上網查詢官方
是否發出文件，也因此不能有
效掌握官方發函與實際收文的
誤差。 |
【可以及時掌握USPTO寄出通知；且控管效率優】
USPTO寄出文件後，PAIR出現對應的description；北美定期以程式分析所有北美控管案件的PAIR更新狀態，並轉入北美資料庫，再透過該資料庫轉出報表。所有發出官函的案件一目瞭然，不需經過人工費力清查。可以有效控管官方發出文件與實際收文狀況是否相符，確實掌握官方發函狀態。 |
| 掌握USPTO收到申請文件成效 |
【無法掌握USPTO收到申請文件】
不以PAIR來控管專利案件，
若遞交相關送件文件到USPTO
進行申請卻因故未送達時，專
利代理機構無法在第一時間得
知案件狀況，最後可能造成專
利控管上的危險。 |
【可以掌握USPTO收到申請文件；但控管效率差】
申請文件（例如：新案申請書、
答辯稿等）遞送後，經USPTO收
件人員處理完畢，PAIR會出現對
應的description；需定期上PAIR逐案清查USPTO收件狀況。由於人工比對，成效不彰。 |
【可以掌握USPTO收到申請文件；且控管效率優】
申請文件（例如：新案申請書、答辯稿等）遞送後，經USPTO收件人員處理完畢，PAIR會出現對應的description；北美定期以程式分析所有北美控管案件的PAIR更新狀態，並轉入北美資料庫，再透過該資料庫轉出報表，即可查知官方所有已收文案件。所需時間少，成效高。 |
| 資料來源：北美智權；製表：北美智權專利行政處 |
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